檔案托管機(jī)構(gòu)是提供文件存儲(chǔ)、保護(hù)和檢索服務(wù)的實(shí)體。它們可以是合法的，也可以是非法的，這取決于其運(yùn)營(yíng)方式和法律地位。合法的檔案托管機(jī)構(gòu)通常受到政府或相關(guān)機(jī)構(gòu)監(jiān)管，并遵循一定的法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)。而非法的檔案托管機(jī)構(gòu)則可能沒有合法資質(zhì)，存在安全隱患，如數(shù)據(jù)泄露、非法訪問等風(fēng)險(xiǎn)。在選擇檔案托管機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)確保其合法性和安全性，避免將重要文件交給不可靠的機(jī)構(gòu)保管。

檔案托管機(jī)構(gòu)的真實(shí)性

一、存在真實(shí)的檔案托管機(jī)構(gòu)

• 官方設(shè)立的托管機(jī)構(gòu)
  • 根據(jù)中共中央組織部人力資源和社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知(人社部發(fā)〔2014〕90號(hào))，流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上(含縣級(jí))公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，這些是官方認(rèn)可的正規(guī)檔案托管機(jī)構(gòu)，其真實(shí)性有政策依據(jù)保障。
• 符合條件的商業(yè)機(jī)構(gòu)
  • 以湖南省為例，根據(jù)湖南省檔案局關(guān)于印發(fā)《湖南省規(guī)范檔案中介服務(wù)規(guī)定》的通知，從事檔案中介服務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)具備一定條件。如經(jīng)工商行政管理部門登記注冊(cè)，《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》的經(jīng)營(yíng)范圍中應(yīng)包含其所從事的檔案中介業(yè)務(wù)；機(jī)構(gòu)中從事中介服務(wù)的人員均持有湖南省檔案行政管理部門頒發(fā)的資格培訓(xùn)證書，其中中級(jí)(含)以上檔案專業(yè)技術(shù)人員不少于30%(不少于1人)；有與檔案中介業(yè)務(wù)服務(wù)相適應(yīng)的固定場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備等。符合這些條件的商業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)也是真實(shí)可靠的服務(wù)提供者。

二、可能存在虛假檔案托管機(jī)構(gòu)

• 不具備合法資質(zhì)
  • 有些非法機(jī)構(gòu)沒有經(jīng)過工商行政管理部門登記注冊(cè)，卻聲稱可以提供檔案托管服務(wù)，這類機(jī)構(gòu)是虛假的。它們沒有合法的運(yùn)營(yíng)身份，可能存在詐騙風(fēng)險(xiǎn)，比如騙取托管費(fèi)用后消失不見，或者不當(dāng)處理檔案造成檔案遺失、損壞等問題。
• 人員不專業(yè)
  • 虛假的檔案托管機(jī)構(gòu)可能聲稱擁有專業(yè)人員，但實(shí)際上其員工沒有相應(yīng)的檔案管理資格培訓(xùn)證書。缺乏專業(yè)知識(shí)和技能的人員在檔案管理過程中，可能無(wú)法正確地進(jìn)行檔案整理、保護(hù)、鑒定等操作，從而影響檔案的安全性和有效性。
• 缺乏固定場(chǎng)所與設(shè)備
  • 一些假的檔案托管機(jī)構(gòu)沒有與檔案中介業(yè)務(wù)服務(wù)相適應(yīng)的固定場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備。檔案的存放需要特定的環(huán)境條件，如防火、防潮、防蟲等設(shè)施，如果機(jī)構(gòu)沒有這些基本條件，檔案的安全無(wú)法得到保障，這也說明其是不可信的托管機(jī)構(gòu)。

如何辨別檔案托管機(jī)構(gòu)的真?zhèn)危?/p>

檔案托管機(jī)構(gòu)的資質(zhì)認(rèn)證流程

檔案托管機(jī)構(gòu)違規(guī)操作的案例

官方檔案托管機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容