檔案室上墻制度是一種常見的檔案管理方法，旨在通過在墻面上展示重要檔案資料來提高檔案的可見性和保護性。具體實施步驟包括：，，1. 確定需要展示的檔案內(nèi)容，這些內(nèi)容可能包括歷史文件、重要文檔、合同協(xié)議等。，2. 準(zhǔn)備展示材料，這通常包括檔案封面、目錄、索引和相關(guān)的說明文字。，3. 選擇適當(dāng)?shù)恼故疚恢?，通常是檔案室的入口或顯眼的位置。，4. 安裝展示架或使用其他固定裝置將檔案材料固定在墻上。，5. 定期更新展示內(nèi)容，確保展示的檔案是最新的。，6. 維護展示環(huán)境，保持檔案的清潔和干燥，防止蟲害和潮濕。，7. 對公眾開放，允許訪客了解和查閱檔案資料。，，檔案室上墻制度通過將檔案資料展示在易于訪問的墻面上，不僅提高了檔案的安全性和可訪問性，還有助于增強公眾對檔案重要性的認(rèn)識。

檔案室上墻制度

檔案室是保管和管理各類重要文件和資料的關(guān)鍵場所，為了確保檔案的安全、完整和有效利用，需要制定一系列嚴(yán)格的管理制度。以下是一些常見的檔案室上墻制度：

1. 歸檔要求

• 文件完整性：歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
• 文件關(guān)聯(lián)性：每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)立在一起，不得分開。
• 文件排列：文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
• 文件編號：文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
• 文件目錄：按各類檔案資料的保密級別、保存期限，逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。
• 聲像材料：聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

2. 歸檔范圍

• 各類文件材料：包括公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等。
• 會議文件：包括會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
• 證照和證件：有效證照、證件、印章等。
• 業(yè)務(wù)文件：資金、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料，如合同、特約服務(wù)協(xié)議、重要報表等。
• 規(guī)章制度：包括公司決定、總經(jīng)理批示后的各項決議等。
• 工作總結(jié)和計劃：包括樓宇接管數(shù)據(jù)、流程，與相關(guān)部門的交接資料等。
• 法律文件：具有法律效力及保存價值的文件。
• 電子文件：辦公電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等。
• 榮譽資料：獲得的社會榮譽資料。
• 其他資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業(yè)管理與服務(wù)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

3. 檔案保管期限

• 永久保管：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。
• 長期保管：反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料。
• 短期保管：在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料。
• 臨時保管：需要持續(xù)改進(jìn)，每半年或每年度均要修訂的文件材料。

4. 檔案級別

• 受控檔案：需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳；確有工作需要時，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
• 非受控檔案：無需特殊控制，但需妥善保管。
• 檔案銷毀：對已到保存期限的檔案，需填寫《報廢申請單》報品質(zhì)技術(shù)部經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

5. 檔案的借閱

• 借閱登記：借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
• 借閱權(quán)限：各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案分管副總批準(zhǔn)。
• 借閱限制：借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出；如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
• 歸還期限：借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
• 復(fù)印規(guī)定：借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)規(guī)定辦理。

6. 電子、紙質(zhì)檔案的存儲

• 電子文件存儲：公司所有區(qū)域辦公電腦必須按要求存放公司相關(guān)的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
• 備份管理：各部門電腦檔案管理責(zé)任人每學(xué)期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進(jìn)行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標(biāo)注拷貝日期。
• 紙質(zhì)文件存儲：檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
• 環(huán)境管理：庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置，定期檢查、記錄、分析，庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在14-24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
• 衛(wèi)生管理：保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
• 安全檢查：檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。
• 設(shè)施維護：檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設(shè)施完整正常。
• 外來人員管理：非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
• 新檔案處理：新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架。
• 保密管理：檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續(xù)，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
• 防火防盜：檔案室嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。
• 節(jié)假日管理：做好節(jié)假日安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。
• 外借管理：檔案、資料一般不外借，確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
• 違規(guī)處理：查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。
• 信息公開：未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

這些制度的實施，可以確保檔案室的各項工作有序進(jìn)行，保障檔案的安全和完整，提高檔案的利用效率。

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